Cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện tốt nhất

Muốn tổ chức thành công một sự kiện, việc đầu tiên phải làm chính là xây dựng một kế hoạch chi tiết và cụ thểBản kế hoạch luôn chiếm một vai trò lớn lao trong sự thành bại của sự kiện

Nếu kế hoạch của bạn được xây dựng tốt thì khả năng thành công của sự kiện đã là 70%Dưới đây là cách xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện cho các bạn sau hơn 10 năm hoạt động mà Đại Lâm xin được phép chia sẻ

1.     Tìm hiểu về loại sự kiện và mục đích của sự kiện

Đầu tiên bạn phải định hình được loại sự kiện mà bạn muốn tổ chức là gì: Lễ cưới, tân gia, lễ khánh thành,..Từ việc xác định loại sự kiện mà bạn đang cần tổ chức, bạn có thể định hình được các hạng mục mà bạn phải thực hiện cũng như trở thành nền tảng quan trọng giúp xây dựng sườn kế hoạch chương trình của sự kiện sau này.

Việc rất quan trọng kế tiếp là xác định mục đích cùng với mục tiêu của sự kiện. Mục tiêu: Thu hút 100 người tham gia sự kiện; 50 người dùng thử sản phẩm.

2. Đối tượng của sự kiện bao gồm những ai?

Đây là bước rất quan trọng, là cơ sở để xây dựng kế hoạch cho sự kiện.Đó có thể là các nhòm nghệ sỹ, ca sỹ, vũ công,.. Có thể gọi chung là các nhóm nhân sự cho sự kiện.

Đối tượng thứ hai của sự kiện chính là nhóm đối tượng tham dự: Bao gồm khách mời chính của sự kiện, những khách qua đường muốn ghé  thăm.Để chắc chắn về số lượng khách sẽ tham dự, trước một tuần hãy gửi thư mời cho khách và trước hai ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện xác nhận xem phản hồi của khách hàng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.

3.       Thông điệp cần đạt được của sự kiện là gì?

Hơn nữa thông điệp truyền thông sẽ là thứ theo sản phẩm/dịch vụ/công ty/cửa hàng đến suốt vòng đời cuối cùng của nó

4.       Sự kiện sẽ được tổ chức bao giờ và ở đâu?

Sau khi thông điệp của sự kiện được xác định, bạn cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện.Mọi việc được xác định càng sớm thì càng có lợi cho việc xây dựng kế hoạch truyền thông cho sự kiện bởi thời gian và địa điểm sẽ được ghi vào trong thư  mời để gửi đến cho khách mời tham dự sự kiện

5.    Chương trình tổ chức sự kiện xây dựng thế nào?

Việc xây dựng khung chương trình cần bám sát vào các vấn đề chính của sự kiện được đề cập ở những phần trên.Lên kế hoạch viết kịch bản , làm ý tưởng chủ đề, lời dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp mời…

6.     Vấn đề truyền thông cho sự kiện

Kế hoạch truyền thông đóng vai trò thu hút người tham dự và giúp nhiều người biết đến sự kiện hơn.

Dưới đây là một vài lưu ý hữu ích cho bạn.

Bằng  Phương tiện truyền thông đại chúng  (Báo giấy, truyền hình, radio…), Phương tiện công nghệ số (báo điện tử, social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing…) hoặc hoạt động Activation (ví dụ như sử dụng  xe tải, xe hơi được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giới thiệu về địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện.

-Xác định người chịu trách nhiệm thực hiện phương pháp tổ chức sự kiện: Ai sẽ là người phát tờ rơi, phát ngôn trước báo chí, phương tiện truyền thông,..

-Các thông tin của sự kiện khi công khai cần phải có sự chọn lọc.

– Quyết định người chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sự kiện hay hoạt động.

  – Xác định phương pháp giao tiếp kết nối cho người trong tổ chức để sự kiện được tổ chức trơn chu.

7. Ngân sách cho sự kiện

Bạn nên tránh để thiếu  sót các hạng mục bởi có thể thiếu hụt ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chuyên nghiệp và gây ấn tượng xấu trong lòng khách hàng.Trong trường hợp xét thấy kinh tế hạn hẹp thì bạn nên rà soát, thay đổi hạng mục sao cho phù hợp.Ngoài ra để tích lũy thêm kinh nghiệm bạn nên đánh giá hiệu quả trước và sau khi thực hiện, điều này giúp ích rất nhiều cho bạn trong các sự kiện tiếp theo.

>>> Xem thêm: tổ chức sự kiện quảng cáo – cách tổ chức lễ khai trương – tổ chức lễ khởi công công trình – Tìm hiểu dịch vụ uy tín, chất lượng tại Tổ chức sự kiện Đại Lâm

Loading Facebook Comments ...